Bài 4 - Projects: dạy Claude về công ty bạn một lần
Tạo Project làm trợ lý riêng: nạp bảng giá, chính sách, mẫu email chuẩn - hết cảnh giải thích lại từ đầu mỗi cuộc trò chuyện.
Lỗi lớn nhất của người dùng AI hằng ngày: mỗi cuộc trò chuyện lại giải thích lại từ đầu mình là ai, công ty bán gì, văn phong thế nào. Projects giải quyết đúng chỗ đó — dạy một lần, dùng mãi.
Project là gì
Một “không gian” trong Claude nơi bạn nạp sẵn: chỉ dẫn cố định (instructions — Claude phải hành xử thế nào trong project này) và tài liệu nền (knowledge — file Claude luôn tham khảo). Mọi cuộc trò chuyện mở trong project tự động “thuộc bài”.
Dựng “Trợ lý [Tên công ty]” trong 20 phút
Bước 1 — Viết instructions (dán mẫu này, sửa theo công ty bạn):
“Bạn là trợ lý của [Công ty], chuyên xuất khẩu [mặt hàng] đi [thị trường chính]. Khi soạn email dùng văn phong chuyên nghiệp, ngắn gọn, theo các mẫu trong tài liệu. Giá và thông số chỉ lấy từ tài liệu đính kèm — không có thì nói không có, không đoán. Mọi con số pháp lý/thuế phải kèm khuyến nghị kiểm chứng. Trả lời tiếng Việt; email khách nước ngoài bằng tiếng Anh.”
Bước 2 — Nạp tài liệu nền (bắt đầu với 4–6 file, đừng đổ cả ổ cứng):
| Nạp | Ví dụ |
|---|---|
| Hồ sơ năng lực + catalogue | company-profile.pdf |
| Bảng giá hiện hành (bản được phép dùng) | bang-gia-2026-Q3.xlsx |
| 3–5 email mẫu tốt nhất từng gửi | mau-email-chao-hang.md |
| Chính sách bán hàng: MOQ, thanh toán, giao hàng | chinh-sach.md |
| Thuật ngữ/quy ước nội bộ | tu-dien-cong-ty.md |
Bước 3 — Nghiệm thu: hỏi 5 câu mà nhân viên mới hay hỏi (“MOQ hàng A bao nhiêu?”, “khách đòi thanh toán D/A trả lời sao?”) — trả lời đúng theo tài liệu là đạt.
Ba cách dùng ăn tiền nhất với dân XNK
- Soạn phản hồi inquiry: dán email khách vào project → nháp trả lời đã đúng giá, đúng chính sách, đúng giọng công ty.
- Onboard nhân viên mới: người mới hỏi project trước, hỏi người cũ sau — câu trả lời luôn theo đúng tài liệu công ty.
- Giữ tri thức khi người nghỉ việc: quy trình nằm trong project, không nằm trong trí nhớ một nhân viên.
Kỷ luật giữ project sạch
- Cập nhật có nhịp: bảng giá đổi → thay file trong project NGAY (AI trả lời theo bảng giá cũ nguy hiểm hơn không trả lời).
- Đừng nạp thứ không muốn AI trích dẫn: giá vốn, lương, hồ sơ cá nhân — project chỉ chứa thứ bạn sẵn sàng cho “nhân viên mới” đọc.
- Một project một mục đích: “Trợ lý sales” tách khỏi “Trợ lý chứng từ” — trộn lẫn là loãng.
Tự kiểm tra
- Project khác gì việc đính kèm file vào từng cuộc chat?
- Liệt kê 5 file đầu tiên bạn sẽ nạp cho “Trợ lý công ty” của mình — file nào KHÔNG được nạp?
- Nếu bảng giá đổi mà quên cập nhật project, rủi ro cụ thể là gì?
Bài tiếp theo: Skills — cấp độ cao hơn Projects: đóng gói cả QUY TRÌNH nghiệp vụ, không chỉ tài liệu.