Bài 3 - Cowork với hồ sơ thật: thư mục, chứng từ, Excel

Kết nối thư mục hồ sơ lô hàng, cho Claude đọc PDF/ảnh chứng từ và bảng Excel, tạo file kết quả nằm ngay trong hồ sơ.

Đây là bài “aha” của khóa: khoảnh khắc AI ngừng là cửa sổ chat và bắt đầu là đồng nghiệp ngồi cùng ổ cứng với bạn.

Kết nối thư mục — và quy tắc chọn thư mục

Trong Cowork, bạn chọn một thư mục cho phiên làm việc; Claude đọc và tạo file trong đó. Quy tắc cho người mới:

  • Tuần đầu: tạo thư mục riêng AI-thu-nghiem/, copy vào đó bản sao vài bộ chứng từ đã hoàn tất (lô cũ) để tập — sai không mất gì.
  • Khi đã quen: kết nối thư mục làm việc thật, nhưng theo cấu trúc gọn: mỗi lô hàng một thư mục con (2026-07-LO-0815/ chứa invoice, PL, B/L, booking…). Cấu trúc gọn = lệnh gọn = kết quả đúng.
  • Không bao giờ: kết nối cả ổ D hoặc thư mục chứa hồ sơ lương thưởng, giá vốn khi chưa cần.

Ba bài thực hành theo thứ tự

1. Đọc một bộ chứng từ (10 phút):

“Trong thư mục này có bộ chứng từ lô [X]. Đọc cả bộ và cho tôi: bảng tóm tắt từng chứng từ (loại, số, ngày), các mốc deadline liên quan, và điểm nào đáng chú ý.”

Chứng từ dạng PDF scan hay ảnh chụp đều đọc được — chất lượng ảnh càng rõ, trích số liệu càng chuẩn. Số container, số tiền luôn tự dò lại bằng mắt (quy tắc bài 1).

2. Làm việc với Excel theo dõi lô hàng:

“Mở file theo-doi-lo-hang.xlsx. Lô nào có ETA trong 7 ngày tới mà cột ‘Hồ sơ nhập’ chưa tick? Liệt kê kèm việc cần làm cho từng lô.”

Cowork đọc được cấu trúc bảng, lọc, tính — và có thể tạo file Excel mới (vd bảng tổng hợp tháng) nằm ngay trong thư mục.

3. Tạo sản phẩm mới từ hồ sơ:

“Từ bộ chứng từ lô [X], soạn email tiếng Anh báo khách hàng đã lên tàu, kèm các thông tin: tàu, ngày chạy, ETA, số B/L. Lưu thành file email-thong-bao.md trong thư mục lô.”

Kết quả nằm cạnh hồ sơ — không phải copy từ cửa sổ chat ra.

Hiểu đúng giới hạn (để không thất vọng oan)

  • Ảnh chứng từ mờ/nghiêng → số liệu trích có thể sai; scan lại hoặc đính kèm bản rõ.
  • File Excel nhiều sheet chằng chịt công thức → nói rõ sheet nào, vùng nào cần đọc.
  • Claude làm việc trong phạm vi thư mục được kết nối — không tự thấy email hay phần mềm khác của bạn (đó là chuyện của tích hợp, ngoài phạm vi khóa này).

Tự kiểm tra

  1. Vì sao nên tập trên bản sao lô hàng cũ trước khi kết nối hồ sơ thật?
  2. Thiết kế cấu trúc thư mục cho hồ sơ lô hàng của công ty bạn — mỗi lô một thư mục con gồm những gì?
  3. Chạy bài thực hành số 1 với một bộ chứng từ cũ — Claude tóm tắt đúng được bao nhiêu phần trăm? Chỗ nào sai, vì sao?

Bài tiếp theo: Projects — dạy Claude về công ty bạn MỘT LẦN, để không phải giải thích lại từ đầu mỗi ngày.